Az európai országok esetében a szoftverlicencek mintegy 50 százaléka nem rendezett, ennek fényében teljesen érthető a gyártók és forgalmazók azon törekvése, miszerint egyre inkább ellenőrzésük alatt szeretnék tartani a szoftverek felhasználását.
A szoftverlicenc-audit során a gyártók igyekeznek megvizsgálni a licenc-megfelelőséget, illetve kiszűrni azokat a vállalatokat és cégeket, amelyek nem jogosultak az ellenőrzött szoftverek használatára.
A szoftverlicenc-audit vizsgálatot az esetek többségében maga a gyártó végzi, de sok esetben előfordul, hogy erre szakosodott külsős céget bíz meg. A gyártók egyre több erőforrást áldoznak arra hogy védeni tudják a saját piaci érdekeiket, így egyre több vállalat szembesül azzal, hogy a használt szoftvereit ellenőrzésnek vetik alá.
Európában a használt szoftverek fele alullicencelt, azaz nem rendelkezik megfelelő licenccel. Ez az arány igen magasnak tűnik, noha reprezentatív adatként nem kezelhetjük. A Business Software Alliance kutatása szerint Európa keleti országaiban a licenccel nem rendelkező szoftverek aránya közel kétharmados, míg a nyugati országokban „csak” egyharmad. Mindebből arra következtethetünk, hogy a keleti országokban végzett szoftverlicenc-audit során nagyobb valószínűséggel kerül sor büntetésre – mutat rá az ipr.hu szakembere.
Sem a kisebb cégek, sem a nagyobb vállalatok nem engedhetik meg maguknak, hogy félvállról vegyék a licenc-megfelelőség kérdését. Noha a büntetések a mulasztásoknak és a használt szoftverek számának arányában kerül meghatározásra, így a vállalkozás méreteivel arányban lehet, a kisebb vállalkozásokat mégis érzékenyebben érintheti a büntetési tétel. A nagyvállalatok sem ússzák meg ép bőrrel; esetükben a magas büntetési tételt a piaci bizalomvesztés és az presztízsveszteség is tetézi. Egy ilyen büntetés híre nemcsak a vásárlói kedvre lehet negatív hatással, hanem a partnerségi viszonyokra is; melyik stratégiai partner bízik meg feltétel nélkül egy olyan vállalatban, amely elbukik a szoftverlicenc-auditon?
A nagyvállalatok természetesen igyekeznek védekezni az ilyen jellegű veszteségekkel szemben; mindenekelőtt próbálják betartani a szabályokat és igyekeznek maradéktalanul megfelelni minden licencszerződésnek. A hiba lehetősége mégis benne van a pakliban – mondja a szakértő. Sajnos bármely vállalat esetén előfordulhatnak irányítási hibák; legtöbbször csupán a figyelmetlenség vezet a problémákhoz, néha egy rosszul tájékoztatott munkatárs hibázik. Nincs okunk minden esetben szándékosságot feltételezni a mulasztások mögött.
A vállalatok az ilyen módon elszenvedett presztízsveszteség ellen rendszerint titoktartási szerződéssel védekeznek. Az ellenőrzést végző cég ilyen módon köteles titokban tartani a büntetés tényét; a vállalat ennek ellenére komoly büntetésre számíthat, de legalább a partneri kapcsolataiban nem szenved kárt.
Egyetlen vállalat sem képes legális módon befolyásolni a szoftverlicenc-audit valószínűségét, illetve gyakoriságát, ellenben törekedhet arra, hogy egy esetleges ellenőrzés során mindent rendben találjanak. Ennek érdekében folyamatos kontrollra van szükség a szoftverek felett, ennek vonatkoznia kell a különböző szoftverek telepítésére, kezelésére és használatára is. A hibák elkerülése érdekében megfelelő összhangra kell törekedni a vállalat minden olyan egysége között, amely érintve lehet a szoftver-megfelelőség kérdésében.
